доступных внешних источников, а также вся та информация, появляющаяся во время контактов, выполнения заказа. Очень важны данные о финансовой истории сотрудничества.
Аналогичное досье заводится на определенный рынок, на котором работает клиент.
Досье и информация в них доступны каждому сотруднику отдела. Сотрудники во время работы пересекаются между собой по рынкам и по клиентам, а также зачастую вместе ведут одного клиента. В досье вносится и информация, накопленная во время переговоров и выполнения заказа.
Каждый сотрудник должен себе отдавать отчет о том, что он записывает информацию и для себя и для других. А другие в свою очередь и для него. Аккуратность и договоренность об общих правилах обязательна.
Одним из общих и единых для всех правил должна быть форма фиксирования информации. Единожды ее разработав сообща ее не стоит менять несколько лет. Это позволит унифицировать обработку и использование информации, в том числе с применением компьютерной и оргтехники.
Кто работал с информацией и пытался ее когда-либо систематизировать знает, что это не получается с первого раза и быстро. Пример 10 демонстрирует один из вариантов.
Пример 10. Одна из форм фиксирования информации
Будет хорошо, если сотрудник при отсутствия компьютера заведет специальную тетрадь-журнал формата А4, где по установленной для всех форме будет фиксировать информацию, необходимую для собственной работы, а также итоговую, плановую и прогнозную информацию о своей деятельности. Что касается страниц под фиксирование информации о контактах, то это может быть список клиентов проинформированных об издании и рекламе в нем с колонками: уникальный п/п №, название, сфера бизнеса (1-2 ключевых слова), адресная информация (тел, факс, е-майл (с пометкой чья персонально это линия), адрес), имя руководителя, имя ответственного по рекламе, имя секретаря и прочих известных сотрудников, специальные пометки (отправлен прайс, получено мнение, работа продолжается, работа завершена, дополнительная информация на странице №).
Более подробная и дополнительная информация по контактам может записываться во второй части тетради и иметь колонки: первые 3 строчки отводятся под служебную информацию (уникальный п/п №, дата следующего контакта №1, дата следующего контакта №n, в рамочке "см. также стр."), 5-10 строк отводятся на планирование переговоров, их содержание, полученную информацию, инициалы сотрудника с которым велись переговоры, инициалы другого менеджера отдела (если это не его тетрадь), аргументы к следующим переговорам.
В тетради 5 последних страниц могут содержать информацию о клиентах и их рекламных агентствах. 5-6 колонок на листе, названия колонок – это названия агентств, содержание колонок, уникальный п/п №, название предприятия, дата получения информации.
В таких унифицированных тетрадях может быть и следующая информация:
- таблица "Заключенные контракты" с колонками: дата, предприятие, см кв., сумма, дата оплаты прогнозная, дата оплаты фактическая (1-4 страницы);
- таблица "Ожидается заключение контракта по предварительной договоренности" с колонками: дата записи (договоренности), прогнозная дата заключения, предприятие, см кв., № издания, сумма (4-7 страницы);
- таблица "Понедельные показатели" с колонками: №недели, дата с по, % времени на техническую работу, % времени на поездки к клиенту, % времени на работу не связанную с привлечением рекламы, количество контактов с новыми клиентами, количество запланированных контактов на следующую неделю по договоренности с клиентами/с новыми клиентами, заключено контрактов на сумму, планируется заключить на следующей неделе на сумму по предварительно достигнутой договоренности (8-9 страницы);
- резервные страницы для итоговой информации, желательно заполнить их следующими списками: аргументы для переговоров, методы преодоления стереотипов, "завязки", "информационные поводы" (использованные, планируемые к использованию), "отговорки" и причины отказа клиентов с аргументами для преодоления (страница для каждого списка).
Тетради с описанными таблицами помогают не только фиксировать информацию, но и организовывать работу сотрудников так, чтобы ее можно было контролировать, это также повлияет на самоорганизацию. Это позволит одновременно планировать и прогнозировать, а также отражать выполнение ранее запланированного и достижение прогнозных показателей.
К примеру, вечером, за день до собрания, руководитель может собирать эти тетради и изучать. При этом будет получена как итоговая информация, которая сравнивается со сделанными ранее планами (в той же тетради) и сравнить их с данными руководителем поручением. Позволит также проверять правильность ведения переговоров. Не надлежащее ведение тетрадей можно наказывать штрафом, также желательны штрафные санкции за невыполнение плана контактов с новыми клиентами.