"приема" информации, на Рис. 13 и Рис. 14 приведем условные схемы. На них показано прохождение информации от источника к получателю, отражены этапы:
- наш образ,
- кодирование образа в понятную форму,
- исполнитель нашего замысла,
Рис. 13. Человек-генератор и передача информации
- передача оформленной информации в канал,
- канал связи,
- извлечение информации из канала,
- получение сигнала о приходе информации,
- реагирование на сигнал,
- прием информации и "шумов",
- декодирование и отсев информации,
- восприятие и осмысление,
- решение о реакции,
- реакция получателя,
- действия получателя,
- наше осмысление реакции,
- наши ответные действия.
Далеко не всегда мы сами одновременно являемся генератором и исполнителем идеи. Поэтому надо учитывать, что кто-то будет выполнять наше поручение.
И этот человек-исполнитель подпадает под понятие сложного механизма обработки информации с той лишь разницей, что мы имеем возможность с меньшими проблемами влиять на его действия за счет имеющихся полномочий.
Как вы понимаете, каналы связи могут быть совершенно разные. Личная встреча позволяет передавать информацию голосом и жестами, она воспринимается всеми органами чувств. Работая по телефону – основные козыри: речь, тембр и содержание. Письмо уже подразумевает более широкое использование технических каналов передачи, больше задействовано людей и механизмов, в том числе для передачи информации в сам канал. Кроме шумов информационных все каналы имеют чисто технические помехи передачи, которые могут существенно исказить информацию.
Поэтому мы должны на каждой перевалочной базе получать подтверждение о приеме там информации и ее передачи нужному адресату. На схемах это обозначено как "импульсы". Причем мы можем получать импульсы на многих других стадиях.
Зная, какие сложные перевоплощения имеет наша информация у получателя, учитывая огромнейшее объемы "шумов", которые еще и пытаемся с пользой для себя использовать, мы не можем иметь такую роскошь и проблему как техническая передача информационного объекта "в руки" получателя. Нам не надо учитывать помех на этом этапе – нам надо позаботится, чтобы их просто не было.
Мы или наши помощники должны уподобиться такому устройству как модем. Принцип, которого отправить информацию другому модему, так чтобы он получил только то, что передавали. Ни байтом больше, ни байтом меньше. Для этого модем отправляет кусок информации своему коллеге и спрашивает: "Получил?", "Проверил?", "А что ты получил?", "Это то что я передавал?", "А какой кусок прошел плохо?", "А ты готов его получить?", "А вставить куда надо?", "Я повторил, а ты получил?" и так далее с высокой степенью дотошности.
……………………………………. Передавая информацию, обязательно убедитесь, что она не только получена, но и в том, что целиком и в необходимом виде………..
Несмотря на то, что мы "вынудили" свой персонал передать все и вовремя, а также убедится, что все получено и полностью, это еще не значит, что передача закончена. Надо проконтролировать до передачи "в руки".
Надо узнать: кто принял, когда попадет получателю, почему так долго, когда можно уточнить, что ему передано. Когда получены заверения, что информация передана, осталось узнать как именно: передали через кого-то или как-то, или все-таки в руки. Если использовались дополнительные каналы связи или посредники надо обратится к ним и узнать от них.
Ну а потом остается узнать у самого получателя, получил ли и, как второй этап, ознакомился ли хотя бы поверхностно и когда можно связаться для продолжения контакта.
Казалось бы, такой относительно несложный вопрос по технической передаче информации может быть не осуществлен! Часто на практике "отправил" считается "передал", а время вообще не важно. Но когда продолжаешь работу с клиентом исходя из предполагаемого "уровня информационной загруженности", оказывается, что о переданной информации не знает целевой получатель и вокруг него остальные люди в радиусе километра.
Это касается всех видов связи: телефонограмма, письма заказные и электронные, факсы и так далее.
Тем более следующий этап контроля – это убедится что принято решение получателем ознакомится, затем изучить, затем обдумать, затем отреагировать и, наконец, произвести действия. Возможно получатель примет решение отсрочить знакомство с информацией и это очень важно знать.
Как только информация ушла от источника, он должен обеспечить себе возможность получать сведения (импульсы) о прохождении информацией контрольных точек и времени прохождения. Фактор времени во многих случаях критичен.
Достаточно вовремя не проверить или не напомнить несколько раз, и … время потянулось, работа стоит, а отправивший предложение сотрудник ждет и недоумевает почему на хорошее предложение нет ответа и даже намека на ответ. На рисунках выше символ "!" показывает участки, на которых временные издержки могут наиболее неоправданно растягиваться исполнителями и прочими участниками процесса.
Пожалуй, стоит еще раз сказать о "шумах", которыми переполнена система передачи информации от момента ее появления до получения сведений о реакции. "Шумы" более восприимчивы вообще и подсознанием получателя в частности. Если научится "цеплять" свою информацию на "шумы", самим создавать "шумы", то всю информацию можно будет передавать без каких-либо потерь и вовремя.
……………………………………. На всех этапах нас преследуют внешние помехи и "шумы" в системе, А время не соответствует ожиданиям…………………………………..
Описанная система прохождения информации применима ко всем случаям жизни, только что-то мы не замечаем или оно происходит автоматически. Любой маломальский обмен информации можно разложить по описанным полкам. А во время проведения переговоров любым из способов это становиться особо важно. Понимание деталей позволит очень быстро находить изъяны и исправлять их.
Учитывая, что так много органов чувств работают на восприятие информации как сознанием, так и подсознанием, стоит хорошо обдумывать, как задействовать наибольшее их количество на восприятие ваших сведений. Например, можно во время разговора в офисе или по телефону дать потрогать руками вашу газету и прайс, отправленные предварительно по почте и факсу. Так подключится осязание и зрение к вашим тембру голоса и жестам.
В итоге трансформаций и преобразований, после декодирования в голове получателя информации образуется образ, образ мыслительный, словесный, с картинками или без.
……………………………………. Вся полученная человеком информация преобразуется в образ
Обратите внимание, что графическая информация, различные схемы, графики, рисунки, фотографии, видео легче преобразуются в образ принявщего информацию. И чем это изображение проще, тем больше создавшийся образ будет похож на переданную вами картинку.
Предлагаю вам простое упражнение в доказательство. Посмотрите как передавалась информация в этом разделе. Подумайте, какой образ появился у вас в голове. А теперь ответьте на вопрос: на сколько Рис. 13 и Рис. 14 помогли восприятию, похож ли ваш образ на эти графические изображения?
Кстати, вам еще хочется вести переговоры после прочитанного? Что ж, тогда немного отдохнув можно переходить с следующему разделу.