получилось так, а не иначе, что этому помогло и что помешало. Для наглядности таблицу планируемых, а затем фактических доходов можно перенести на график. Снабжая на нем каждую точку лаконичными комментариями.
Доход отдела, конкретная его цифра в текущем месяце, ожидания и учет осуществляются при помощи форм, пример которых приведен на стр. 75 (Рис. 9). Поручения по ведению тех или иных форм распределяются при распределении функций между сотрудниками и при определении их должностных обязанностей (см. Глава 2).
Одной из форм планирования дохода отдела и индивидуальных успехов может стать настенный график. Посмотрите эскиз такого графика на Рис. 42. Он удобен и в части учета.
Рис. 42. График личных планов дохода
Опыт использования подобного графика в различных изданиях показал свою эффективность. График легко модифицируется для отделов разных СМИ, к разным условиям и времени. Он хорошо дополняет матричную структуру отдела (стр. 56).
Создание-рисование начинается после распределения цифры месячного дохода на каждого из сотрудников отдела. При выходе издания с периодичностью меньше месяца, график охватывает период до даты завершения сбора рекламы. Может быть любой другой период: квартал, полугодие и т. П. Все сотрудники включаются в график, даже если он или она работают с клиентами не более 1% своего времени.
По одной оси откладывается период, по другой – имена сотрудников отдела, внештатных агентов и прочих людей, занятых в редакции привлечением рекламы. Рисуется полоса (или столбик при иной ориентации) каждому сотруднику. Полоса делится на блоки, которые обозначают некий объем дохода: $100, $ 50, $25 или иную сумму. Блоков будет столько, сколько их входит в личный план сотрудника. Например, план личного дохода в $1000 будет изображен полосой, разделенной на 20 блоков по $50.
Обратите внимание, что у каждого свой план, поэтому и количество блоков будет разное. Это позволяет обеспечить наглядность: кто движется по плану, кто отстает, кто лидер или аутсайдер. Кстати, у сотрудника с кодовым именем #5 с 5 по 18 число всего 1 блок: где-то в этот период он ушел на сессию или попросил короткий отпуск. Любые обстоятельства могут быть отражены на графике с сохранением соревновательного принципа. Например, в первой половине месяца количество блоков может быть меньше чем во второй.
Рисует "пустой" график один человек, заполняют все. Заключив контракт на определенную сумму, сотрудник сам зарисовывает на графике соответствующее количество блоков, например желтым маркером. Если сумма контракта не кратна блоку, он зарисовывается не полностью. Указав в блоке цифрой, сколько именно там зарисовано, легко будет соблюсти точность при добавлении данных. После оплаты контракта, поверх желтой линии рисуется, к примеру, красная или зеленая линия. Так, по желтому цвету, будет видно, сколько денег по контрактам еще не оплачено.
Имена и суммы на графике в целях конфиденциальности можно и не показывать, заменив, как в примере на номера.
Благодаря такой наглядности достигается оперативный контроль в любое время: достаточно провести условную линию в момент контроля. График видят все и каждый день, для приходящих агентов во время появления в офисе. Это обстоятельство мотивирует сотрудников, создает атмосферу соревнования даже в условиях разных для всех планов. Как видно, даже внештатный агент включается и участвует в общем процессе. Даже если ему это и не интересно, другие сотрудники, видя его успехи или неудачи, получают необходимый стимул от его работы.
Применяя наглядный график, прибегать к контролю плана количества контактов потребуется только в случаях его невыполнения.
Отдельные варианты можно получить, заменив "Дни" на "Недели" или "$", имена сотрудников на группы и так далее. Например, внештатные агенты могут быть разделены на несколько групп, где координатором станет тот, кто этого хочет или тот, кто принес в прошлом месяце больше всего денег. Внештатники склонны чувствовать себя за пределами организации, что не способствует усилению мотивации. Нарисовав и расставив квадраты структуры с именами агентов, создается как минимум иллюзия причастности. Координация обеспечивает некоторое планирование, некую командную работу и обмен информацией внутри группы. С настенным графиком на группы распространиться дух соревнования.