– предварительные и устные договоренности с клиентами трансформировать в контракт с оплатой в этом месяце. Обсудив на собрании эту часть работы, рассмотрев, кто и что сделает для того, чтобы ожидаемая сумма поступила на счет, остается зафиксировать все письменно. Фиксируются суммы и затраты времени: пессимистическая величина, наиболее вероятная, оптимистическая. Представлять прогнозные данные в виде интервалов и доверительных троек достаточно удобно. Они уже использовались на стр. 211.
........................................... В отделе планирование работы начинается с цифры необходимого дохода, а заканчивается – адекватными решениями по цифре дохода фактического
Не исключено, что для получения тех или иных ожидаемых денег от клиента потребуется проведение каких-либо мероприятий. Это займет дополнительное время и потребует некоторых ресурсов. Например, чтобы получить заказ от одного из клиентов понадобится выехать за город на его завод, произвести фотосъемку, подготовить 5-6 вариантов макетов рекламы, вовремя завершить анонсированный ранее материал, заверстать на реальную полосу макет и статью и согласовать все с клиентом.
Самый замечательный случай, когда при такой верстке плана ожидаемого дохода вполне достаточно и ресурс времени отдела еще не исчерпан. Остаток времени можно потратить на перспективу: спланировать и провести мероприятия, которые будут способствовать доходу в будущем. Например, изучение отсутствующей в газете группы рекламодателей. Этот же ресурс времени может быть использован для перевыполнения плана дохода и ... получения премиальных, если они полагаются в таких случаях
Чаще оказывается, что каких-то сумм не хватает, определяя интервал значений в категории "что надо". Работа с новыми клиентами, холодные контакты, продолжение с ними переговоров в основном и направлены на получение недостающих средств. На собрании предстоит определить, сколько холодных, 2-х, 3-х, 4-х контактов с новыми клиентами должен сделать отдел и его каждый сотрудник.
Из опыта отдела и из его внутренней статистики, могут быть известны необходимые для расчетов данные. Время на один контакт, процент "отсева" после холодного контакта, среднее время ожидания перед 2-м контактом, время на него и отсев после него, средние размеры макета и стоимости 1 см кв. в газете, количество поездок, средняя скорость оплаты и так далее. На базе этих данных проводятся расчеты, сколько новых клиентов необходимо отделу для работы. Один из вариантов приведен в Пример 28. Помимо непосредственных контактов, время потребуется на выполнение сопутствующей технической работы, на проведение различных связанных мероприятий.
Пример 28. Расчет контактов с новыми клиентами
Отделу для выполнения месячного плана не хватает около 280.000 руб. Средний размер макета в газете 70 см кв., средняя цена – около 50 руб. за см кв. По статистике отдела для работы с новым клиентом требуется от 10 минут до полутора часов и от 1 до 5 контактов. Причем только около 40% новых клиентов доводятся до покупки в течение месяца.
1) 280.000 руб. / 50 руб. за см кв. / 70 см кв. = 80 заказов от новых клиентов.
2) 80 заказов / 40 * 100 = 200 компаний для проведения холодных контактов.
3) 200 компании * 50 минут в среднем = 10.000 минут или 167 человеко-часов.
С учетом того, что адресная информация достаточно быстро устаревает и с некоторыми компаниями не удастся провести первые переговоры, сотруднику по информационному обеспечению целесообразно подготовить базу данных для работы на 30% больше, т. е. 260 записей.
| Типы контактов | К-во | Время | Отказ | Сделка |
|---|---|---|---|---|
| Холодные контакты | 200 | |||
| затраты времени: | 0:10 | 33:20:00 | ||
| результат - отказ | 20% | 40 | ||
| результат – сделка | 5% | 10 | ||
| 2-й контакт | 150 | |||
| затраты времени | 0:15 | 37:30:00 | ||
| результат - отказ | 15% | 23 | ||
| результат – сделка | 10% | 15 | ||
| 3-й контакт | 113 | |||
| - встречи: | 40% | |||
| количество: | 46 | |||
| затраты времени: | 1:00 | 46:00:00 | ||
| результат - отказ | 10% | 5 | ||
| результат - сделка | 40% | 18 | ||
| - звонки: | 60% | |||
| количество: | 68 | |||
| затраты времени | 0:10 | 11:20 | ||
| результат - отказ | 15% | 10 | ||
| результат - сделка | 20% | 14 | ||
| 4-й контакт | 68 | |||
| затраты времени | 0:05 | 5:40 | ||
| результат - отказ | 15% | 10 | ||
| результат - сделка | 25% | 17 | ||
| 5-й контакт | 41 | |||
| затраты времени | 0:05 | 3:25 | ||
| результат - отказ | 10% | 4 | ||
| результат - сделка | 15% | 6 | ||
| ИТОГО: | 137:15:00 | 92 | 80 |
Статистика полезна по различным типам контактов и их результативности. Регулярно используя в дополнение к Пример 28 аналог Табл. 30 можно достаточно четко рассчитывать количество необходимых контактов и их влияние на доход. Так, составив в начале месяца план, в конце проводится фактический учет по всем показателям. В первый месяц применения таких расчетов различие плана и факта может быть колоссальным. Однако это позволит составить более точную модель уже следующего месяца, обратит внимание на ряд параметров.
Как-то во время консультирования одного издания узнал, что у менеджеров списки для новых контактов измеряются в тысячах записей, а процент отказа на холодных контактах 90-95%. Путем изменения принципов проведения переговоров процент отказов на холодных контактах снизился до 10%, а список для работы сократился до 500 компаний. В это же время удалось найти баланс между поездками для встреч и телефонными контактами, чтобы уложиться в имеющийся ресурс времени отдела.
Удобной формой планирования и контроля выполнения заданий может стать реестр дел и мероприятий отдела. Табл. 31 содержит набросок такого планирования.
| # | Что | Зачем | Когда, срок | С ресурсом чел./час | Кто | С кем | С доп. ресурсами | Связано с ... |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Подготовка нового прайс-листа | Информация и дизайн устарели, получатели не извлекают полезной информации | 15-27 окт 2000 | 25 | Петров И. | Иванов П., Светлая Н. (дизайнер) | ||
| 2 | Создание дополнительных рекламных материалов по 3-м направлениям | расширенная информации по запросу о содержании, регионе распространения, характеристиках аудитории | 17-30 окт 2000 | 40 | Координация и окончательная подготовка –Иванов П. | Текст– Сидоров В. (корреспондент), | #5, с рассылкой по новому проекту | |
| Цифры – Марченко И. (распространение) | ||||||||
| 3 | Опрос мнения 60 постоянных рекламодателей о размерах повышения цен | Оценить приемлимый уровень цен и подготовить клиентов к их существенному изменению | 18.окт.00 | 10 | Все 5 менеджеров, Иванов П – подготовка отчета | #1 | ||
| 4 | Рассылка новых прайс-листов | Проинформировать агентства и клиентов с долгосрочными договорами об изменении цен | 30.окт.00 | 8 | Васильева О. | #1 | ||
| 5 | Проработка проекта "Контролируемый тираж" | Подготовка детального плана перед запуском | 1-30 нояб 2000 | 280 | Алексанров Г. – координатор | Васильева О., 5 чел из других отделов | 300 | #2, #8 |
| 6 | Тестовое использование аргументов "Расширение тиража на регионы" и "Новая рубрика об Интернет" | Оценить, насколько интересны рекламодателям планируемые редакцией нововведения | 12 окт – 12 нояб 2000 | по 2 мин на клиента во время прочих контактов | Васильева О. – подготовка отчета | Все в отделе | ||
| 7 | Сбор адресов от 70 возможных клиентов согласно договоренностей | "Рекл." контакты с будущими рекламодателями, дополнение базы данных, начало сбора рекламы | 15-16 окт 2000 | 24 | Алексанров Г. – координатор | Все менеджеры | 100+ транспорт | #5, #8 |
| 8 | Старт проекта "Контролируемый тираж" | Сбор рекламы с новых рынков, расширение читательской аудитории | 1февр - 31 март 2001 | 890 | Алексанров Г. – координатор | Все менеджеры, ответственные сотр. других отд. | 2000 | |
| ... |
Графы и детализация могут быть совершенно разные. В начале – попроще, потом – посложнее.
........................................... Не стоит усложнять работу, пока не проявились первые выгоды от использования новых подходов..............................
Самым подходящим временем заполнения реестра дел являются собрания. Решили что-то сделать – записали, отчитались в выполнении – вычеркнули из реестра, приняли адекватные решения – зафиксировали. В тоже время каждый может сделать запись, если получил новое задание между собраниями. Реестр дел удобен для визуального и оперативного контроля.
Независимо от того, есть или нет в отделе институт руководителей проектов, наличие реестра полезно. Он позволит как руководителю, так и всем остальным, не только вовремя начинать и заканчивать дела, но и при наличии свободного времени помогать коллегам. В реестр можно записать, когда и какие аргументы будут использоваться, поручения на неделю по количеству контактов с новыми рекламодателями.