дела распределит задания или сами сотрудники их "разберут". Наиболее оптимальным является второе с дополнением элементов первого.
В рамках плана отдела, на его основе, каждый сотрудник составляет свой личный план: на месяц, неделю, день, а если необходимо и на более длинные периоды. Он планирует, когда и сколько новых клиентов и денег привлечь в газету, какие задания он готов выполнить. После декларации планов сотрудниками на месяц, руководитель их корректирует, добавляет и, реже, сокращает. Далее, т. е. все остальное – на усмотрение сотрудника. Он может составлять свои подробные планы, а может обращаться к общему плану отдела.
В то же время, достигнуть обмена информацией, взаимозаменяемости, эффективной взаимопомощи можно только при использовании понятных всем стандартов, общих унифицированных форм личного планирования и учета. Отдел – место для командной работы, а не конкуренции с целью уничтожения. Отдел – система, которая больше суммы составляющих ее элементов. А за словами "у меня все в голове" чаще кроется обратное, нередко лень.
Одна из форм личного планирования приводилась на стр. 109 (Пример 9): планирование своевременных контактов, самих переговоров. Форма может быть расширена дополнительными полями для необходимой информации. Например, "процентной шкалой", о которой говорилось на стр. 146(ссылка на рис18).
Подобные списки можно постоянно модифицировать, делая более удобными в личном и групповом использовании. Основные принципы: как можно меньше переписывать в разные места одну и ту же информацию, удобный доступ к информации, внесение новых данных не должно приводить к ухудшению восприятия и к полной переделке имеющегося. Как минимум информационные блоки можно заменять кодами и сопровождать ссылками. Например, обычный список компаний может быть дополнен полезными полями-колонками (см. Табл. 32).
#компании | Название | Адресная информация | Имена | Категории | Стереотипы (с), отговорки (о), причины (п) | Ссылки на реестры переговоров | |||||||||||||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Знают г-ту | Читают | Холодн конт | Прайс отпр | Размещали рекл | Новые люди | Новые координаты | Фин история | % до сделки | Реклама не нужна | У вас не эффективно | Нет денег | У вас дорого | Не сезон | Не специализир изд | .. резерв | .. резерв | .. резерв | .. резерв | |||||
1756 | ХХ | ХХ | Х (Х), ... | + | - | ФИ | ФИ | - | 30 | о | п | с | + | сотрудник#записи дата и время сл контакта, ... | |||||||||
1757 | ХХ | ХХ | Х (Х), ... | - | - | ОК | НГ | + | + | - | 50 | - | - | - | - | ОК#176 (15/05/01 14:00), ОК#235 (15/07/01), ... | |||||||
... | ... | ... | ... |
Реестр переговоров, на которые идет ссылка из Табл. 32, не дублирует записанную в списке фирм информацию, а дополняет ее. В реестре переговоров записывается только новая информация, известные данные заменяются ссылками и кодами. Каждой следующей записи сотрудник присваивает следующий порядковый номер и записывает всю необходимую информацию по переговорам. Например: # компании, дата и время контакта, новые имена и координаты, содержание переговоров, дата и время следующего контакта, действия после этих переговоров, предварительный план следующих переговоров. Также он заполняет в списке компаний поля "Категории" и "Стереотипы", что даст ему и другим быстрый доступ к информации, а так же позволит подводить общие итоги, просматривая ту или иную колонку.
Правила использование сокращений должны быть описаны, чтобы каждый знал что есть что. Например, дата и время следующего контакта может иметь следующие варианты, соответствуя договоренностям с собеседником: точная дата и время, "в лучшие времена" (ВВ), "когда будет что-либо интересное" (ИИ), после обеда (15/05/01 ПО), в начале недели (15-17/05/01), через полгода (11/01) и тому подобное. Благодаря чему простое просматривание последнего столбца, а точнее, конечной записи, покажет, чем сегодня предстоит заниматься.
Фиксируя время контакта можно указать и его продолжительность в минутах: [дд.мм.гг ч:мм+мм ФИ], где ФИ – первые буквы фамилии и имени сотрудника, проводившего переговоры.
Вообще, даты и затраты времени достаточно важны. Привыкнув считать время, сотрудникам будет легко в кризисных ситуациях или в сжатые сроки проводить четко спланированные по содержанию и отдаче мероприятия. Ведь по датам и часам расписана работа отдела, нет такого понятия "когда-нибудь". На этой основе может быть построен еще один вариант личного планирования: управление ожиданиями. Который построен на принципе "Я ожидаю что произойдет то-то. Если нет, я сделаю то-то".
При использовании компьютера ведется ежедневное планирование, а при использовании бумажных форм удобнее понедельное (см. Табл. 33).
Табл. 33. Образец формы управления ожиданиями
Дата | Ожидания, планы | Контракт на … | оплата на … | реклама на … |
---|---|---|---|---|
Исх. Звонки #: 356, 87, 10, 251, 803, 620, … | 450 | 400 см + 200 стр | ||
Вх. Звонки #: 234, 629(ЧТ), 182, 992, … | ||||
Факс от #: 327макет, 165договор, 778платежка, … | 220 | 151 | ||
Факс послать #: 457прайс(утром ПН), 37акт, 987договор+счет, 385акт, 131даты выхода, … | ||||
Почта от #: 657документы | ||||
Почту послать #: 204газеты | ||||
Оплата от #: 201, 90, 54, 704(ВТ), 203 | 9050 | |||
… | ||||
12-го 15:00 | Приедет Петров #114 по договору | 270 280 | 200 см | |
13-го вечер | Отчет по проекту "ХХХ" | |||
Обсудить с ИП конфликт по #176 (см перегов#442) | ||||
12-го | Доплатит #178 и вышлет подписанный акт | 120 | ||
… | … |