Книга "Технологии эффективных продаж рекламы в газеты" Юрий Бедулин +375 (29) 614-40-39 Viber FB VK OK TW Inc. Минск BY
Силтри-Ап ≅1

По сотрудникам

Само собой разумеется, что план отдела предстоит выполнять конкретным людям. Соответственно план отдела делится на планы этих конкретных людей. Принципиально важным, с точки зрения мотивации, является как этот процесс будет проходить: руководитель от

дела распределит задания или сами сотрудники их "разберут". Наиболее оптимальным является второе с дополнением элементов первого.

В рамках плана отдела, на его основе, каждый сотрудник составляет свой личный план: на месяц, неделю, день, а если необходимо и на более длинные периоды. Он планирует, когда и сколько новых клиентов и денег привлечь в газету, какие задания он готов выполнить. После декларации планов сотрудниками на месяц, руководитель их корректирует, добавляет и, реже, сокращает. Далее, т. е. все остальное – на усмотрение сотрудника. Он может составлять свои подробные планы, а может обращаться к общему плану отдела.

В то же время, достигнуть обмена информацией, взаимозаменяемости, эффективной взаимопомощи можно только при использовании понятных всем стандартов, общих унифицированных форм личного планирования и учета. Отдел – место для командной работы, а не конкуренции с целью уничтожения. Отдел – система, которая больше суммы составляющих ее элементов. А за словами "у меня все в голове" чаще кроется обратное, нередко лень.

Одна из форм личного планирования приводилась на стр. 109 (Пример 9): планирование своевременных контактов, самих переговоров. Форма может быть расширена дополнительными полями для необходимой информации. Например, "процентной шкалой", о которой говорилось на стр. 146(ссылка на рис18).

Подобные списки можно постоянно модифицировать, делая более удобными в личном и групповом использовании. Основные принципы: как можно меньше переписывать в разные места одну и ту же информацию, удобный доступ к информации, внесение новых данных не должно приводить к ухудшению восприятия и к полной переделке имеющегося. Как минимум информационные блоки можно заменять кодами и сопровождать ссылками. Например, обычный список компаний может быть дополнен полезными полями-колонками (см. Табл. 32).

Табл. 32. Вариант списка для контактов с дополнениями

#компании Название Адресная информация Имена Категории Стереотипы (с), отговорки (о), причины (п) Ссылки на реестры переговоров

Знают г-ту Читают Холодн конт Прайс отпр Размещали рекл Новые люди Новые координаты Фин история % до сделки Реклама не нужна У вас не эффективно Нет денег У вас дорого Не сезон Не специализир изд .. резерв .. резерв .. резерв .. резерв

1756 ХХ ХХ Х (Х), ... + - ФИ ФИ - 30 о п с + сотрудник#записи дата и время сл контакта, ...

1757 ХХ ХХ Х (Х), ... - - ОК НГ + + - 50 - - - - ОК#176 (15/05/01 14:00), ОК#235 (15/07/01), ...

... ... ... ...

Реестр переговоров, на которые идет ссылка из Табл. 32, не дублирует записанную в списке фирм информацию, а дополняет ее. В реестре переговоров записывается только новая информация, известные данные заменяются ссылками и кодами. Каждой следующей записи сотрудник присваивает следующий порядковый номер и записывает всю необходимую информацию по переговорам. Например: # компании, дата и время контакта, новые имена и координаты, содержание переговоров, дата и время следующего контакта, действия после этих переговоров, предварительный план следующих переговоров. Также он заполняет в списке компаний поля "Категории" и "Стереотипы", что даст ему и другим быстрый доступ к информации, а так же позволит подводить общие итоги, просматривая ту или иную колонку.

Правила использование сокращений должны быть описаны, чтобы каждый знал что есть что. Например, дата и время следующего контакта может иметь следующие варианты, соответствуя договоренностям с собеседником: точная дата и время, "в лучшие времена" (ВВ), "когда будет что-либо интересное" (ИИ), после обеда (15/05/01 ПО), в начале недели (15-17/05/01), через полгода (11/01) и тому подобное. Благодаря чему простое просматривание последнего столбца, а точнее, конечной записи, покажет, чем сегодня предстоит заниматься.

Фиксируя время контакта можно указать и его продолжительность в минутах: [дд.мм.гг ч:мм+мм ФИ], где ФИ – первые буквы фамилии и имени сотрудника, проводившего переговоры.

Вообще, даты и затраты времени достаточно важны. Привыкнув считать время, сотрудникам будет легко в кризисных ситуациях или в сжатые сроки проводить четко спланированные по содержанию и отдаче мероприятия. Ведь по датам и часам расписана работа отдела, нет такого понятия "когда-нибудь". На этой основе может быть построен еще один вариант личного планирования: управление ожиданиями. Который построен на принципе "Я ожидаю что произойдет то-то. Если нет, я сделаю то-то".

При использовании компьютера ведется ежедневное планирование, а при использовании бумажных форм удобнее понедельное (см. Табл. 33).

Табл. 33. Образец формы управления ожиданиями

__15__ -я неделя с __9__ по __13___ "__апреля__" 2001 г.

Дата Ожидания, планы Контракт на … оплата на … реклама на …

Исх. Звонки #: 356, 87, 10, 251, 803, 620, … 450 400 см + 200 стр

Вх. Звонки #: 234, 629(ЧТ), 182, 992, …

Факс от #: 327макет, 165договор, 778платежка, … 220 151

Факс послать #: 457прайс(утром ПН), 37акт, 987договор+счет, 385акт, 131даты выхода, …

Почта от #: 657документы

Почту послать #: 204газеты

Оплата от #: 201, 90, 54, 704(ВТ), 203 9050

12-го 15:00 Приедет Петров #114 по договору 270 280 200 см

13-го вечер Отчет по проекту "ХХХ"

Обсудить с ИП конфликт по #176 (см перегов#442)

12-го Доплатит #178 и вышлет подписанный акт 120

x