программированию. Не надейтесь на вашего штатного системного программиста (если он есть). Он не возьмется за это дело, в лучшем случае проконсультирует и установит программу. Компьютерщики, как и рекламщики, люди не однородные (разные). Одни рекламщики работают в агентствах, другие в газетах, одни дизайнеры, другие продавцы, одни занимаются рекламой наружной, другие рекламой на телевидении. Так и компьютерщики, у каждого своя специализация и интерес развития. Как минимум одни работают с хардом, а другие с софтом, третьи пишут софт под хард или инсталлируют на него софт, четвертые работают с сетями. И так далее с вариантами и вариациями. Тот компьютерщик, который у вас работает, скорее всего, ставит один софт на харды сотрудников, соединяет их в сеть локальную. В длительных перерывах лазит в сеть глобальную себе в удовольствие, да играет в "Цивилизацию". Он спит эпизодически и также часто обедает. Так, что ваши проблемы ему далеки, не интересны и времени нет.
*) Встречающиеся в книге названия программ Access, Word, Excel являются зарегистрированными товарными марками компании Microsoft
Вам нужен тот кто софт (программы) пишет и не для себя (как чаще бывает), а для пользователей, для вас то есть, "юзеров". Так вот они пишут, то что им интересно. Вряд ли ваши интересы совпадут, не тот уровень программирования. На других такие ребята работают редко и за о-о-чень большие (относительно) деньги. Да и нет у вас в редакции такого человека. Он не то, что бы дорого стоит, его услуги просто не нужны.
Заказать на стороне или уговорить знакомого программиста? Нет и нет. Представьте, что программист что-то написал, вы что-то поняли. А кто, кстати, постановку задачи писал? Никто, устно на пальцах объяснили? А вы перед этим представление имели, что именно вам было нужно, и что вы попросили? Боюсь, что нет. Значит и нечего разбираться в этом "нечто".
Купить готовый пакет? Уже лучше. Обзвоните фирмы, узнайте, что сколько стоит, обучают ли сотрудников и за какие деньги. Не забудьте поинтересоваться, это цена за локальную версию (только на один компьютер) или за сетевую (то есть в сети работать может, но поставят ее только на один компьютер). Если сетевая, то умножьте на количество компьютеров в отделе. Уточните курс у.е. к рублю и опять умножьте. Ну, как, вам еще хочется идти к генеральному директору? Ну так, объяснить, почему именно вам нужно ежемесячный доход газеты потратить на "некое программное обеспечение". А? Думаю ваш директор не захочет узнать как "ето ПО" будет колоссально экономить средства, и в течение 2-х лет принесет ощутимую отдачу.
Не расстраивайтесь, то ПО, что вы не купили, может быть, вам бы и не подошло. Ведь как бывает, купишь программу, а она тебе потом диктует условия организации твоего труда. Это сделать нельзя, программа не умеет. А вот это можно, жаль только тебе ни к чему. Попросите разработчика что-то убрать, а что-то добавить. А продавец не разработчик. А разработчик (если вы его найдете в пределах страны) вас только выслушает, он физически не может адаптировать под вас программу. Он просто назовет вам другие более совершенные программы сделанные по модульному принципу. А они вообще на порядок дороже.
Но покупка дорогих программ и проведение дорогостоящего обучения сотрудников для их использования, как бы не было странно, еще не решение вопроса. По только что упомянутой причине, не совместимости программы и технологического процесса на постсоветском пространстве, много сверхмощных и сверхдорогих западных систем было инсталлировано, но так и не было внедрено.
Безвыходная ситуация. Придется вам от руки заполнять счет-фактуры. В двух-трех экземплярах: клиенту, в бухгалтерию и себе (можно частично упростить) на контроль оплаты. Думаю, если бы ваш генеральный директор таких пару сотен заполнил, тут же купил "ето ПО". Для справки скажу, что в одной мне лучше всех знакомой редакции только счетов-фактур выписывают 7.000-10.000 в год (плюс 10% по просьбе переписываются) и работало в отделе 4,5 человека. При этом у них в планах было освоить новые проекты, значит число счетов дойдет до 25.000 в год. Посчитаем: 6 минут (на заполнение от руки 2-х копий счета без копирки) * (10.000+10%) /60 минут в часе / 7 часов в рабочем дне / (4,5 сотрудника –1 начальник) = 157 дней / 3,5 сотрудника = 45 дней. А в году 220 рабочих дней как оказывается, убрав выходные, праздники и отпуска. Убрав отгулы и отсутствие по болезни – 210. Получается, что этот знакомый мне отдел выписывает счета 21% всего времени, и собирается его довести до 53%. Если вы вспомните первый (не эффективный) вариант организации труда активного отдела и обратите внимание, что выписка счет-фактуры это 3-4% от времени затраченного на обработку 1-го заказа, и 0,2-0,3% от времени затраченного на полный цикл работ с поиском, получением и обработкой заказа. Получается, что только обработкой полученных заказов отдел будет заниматься не год, а 13 лет?
Но, как говорят, у любой безвыходной ситуации как минимум два выхода. Первый, попытаться все-таки реализовать один из забракованных мною вариантов с програмным обеспечением (ПО).
Второй, научиться решать не решаемые (другими) задачки. Возьми сам стань этим программистом, который пишет софт для юзеров. В начале XXI-го века, грех не знать компьютер как свои пять пальцев, это самоубийство карьеры. Тем более это не так страшен черт, как его малюют. Я сам, возглавив рекламную службу, не знал, как в Excel к 5 прибавить 5. Ну, грызите кирпич науки месяц и сами все сделаете. Пусть это будет сначала, что-то простое, даже примитивное. Но это ваше, ваш личный опыт. Теперь вы сам и постановщик задачи, сам и разработчик. Первая задача была о-очень маленькой. Но теперь вы свою маленькую программу можете сами дописывать и переписывать, адаптировать под выполнение нужных вам функций. И выполнение будет идти по вашему желанию, а не по воли неизвестного вам разработчика.
Программирование таких задач – дело не сложное. Попробую в нескольких словах рассказать, направить ваши усилия.
Сразу отметим, что в Word , как текстовом редакторе, удобно готовить текстовое содержание отчетов и словесное содержание планов. В электронной таблице Excel хорошо проводить расчеты, готовить симпатичные таблицы и графики для тех же отчетов и планов. В этих программах неудобно, да и не правильно работать с накапливающимися и изменяющимися данными. При увеличении их количества и компьютер (его оперативная память) начинает не справляться, а вы теряете ориентацию. Обработка данных затрудняется или становится невозможной. А представьте совместный доступ (добавление, редактирование, обработка, удаление) к этим файлам всех сотрудников отдела при построении "конвейера". К тому же такое использование программ еще не есть программирование.
Сразу возьмем программу хранения и управления данных – MS Access – и попробуем решить задачу выписки счетов. Счет-фактура и договор в вашей практике являются исходными документами выполнения заказа. По ним идет контроль оплаты и ее регистрация, регистрация рекламы в номер газеты, контроль выхода рекламы. Все это накапливается в реестрах и папках.
Также и мы поступим, перенесем эти процессы в той же технологической последовательности в вашу еще не написанную программу.
Итак, запускаем MS Access, дважды кликнув мышкой на соответствующую иконку, и начнем. Я надеюсь, на ваш компьютер уже установлен Windows и сам Access.
Перед вами появилось пустое окно и полоски меню вверху. Выберите в меню "Файл" опцию "Создать...". Перед вами появится окошко с предложением дать имя создаваемому файлу базы данных с расширением ".mdb" и положить его в удобное место. Положите его на диск, доступный другим сотрудникам отдела, Access позволяет удобно пользоваться всем сотрудникам одновременно.
Теперь перед вами окошко с закладками "Таблица", "Запрос", "Форма", "Отчет", "Макрос", вверху окошка написано присвоенное вами имя. Внутри уже окошка базы данных по-прежнему пусто. Закладки приведены в последовательности вашего профессионального роста в программировании. Поэтому начнем с "Таблица".
Таблица – это хранилище информации. Есть колонки с названием, и есть строки без названия (просто некое количество).
Запрос – это ваш вопрос к таблице с данными, причем ответом являются только строки, о которых вы спрашиваете. К примеру, 10 строк из хранящихся 10.000. Первое удобство уже видно. Это простой запрос-выборка. Спросить, к примеру, можно и посложнее: "просуммируй мне все числа в колонке (в базе данных (БД) называется "поле") "Сумма к оплате, руб", если дата в поле "Ожидаемая дата оплаты" равна сегодняшней дате". Я описывал дольше, чем вы бы задали (организовали) такой вопрос (запрос) к таблице. Ответ на вопрос (результат выполнения запроса) будет содержать табличку из тех же двух колонок "Ожидаемая дата оплаты" и "Summ_Сумма к оплате, руб" и одной строки с данными "29.11.00", "135.790", то есть вы ожидаете, что на ваш расчетный счет поступят эти деньги. Наверняка при большей сумме поступления вы обрадуетесь, что какой-то клиент оплатил быстрее, чем обещал, а в обратном случае примите решение связаться с задержавшим платеж по телефону и поговорить.
Форма – это чудесная штука, заполняя ее, ваши данные попадают в таблицу на хранение, а просмотр ранее внесенных данных происходит также доступно: в виде ранее заполненной формы. Этакая призма удобного восприятия, не всегда удобно хранимых данных. Вы наверняка заполняли формы от руки на бумаге, ту же счет-фактуру. Представьте себе, что вы заполняете эту же форму на печатной машинке. То же самое, только буквы поровнее. Испортите, не правильно нажмете клавишу или неровно от руки напишете, допустите ошибку – начинай все сначала. А теперь представьте, что перед вами на экране компьютера та же форма, при этом компьютер не позволит где не попадя писать – есть графы для заполнения. Чуть ошибка – исправляем без проблем. Нажав в меню "Файл" опцию "Печать..." можно напечатать не 3, а 103 копии. Ни тебе копирки в печатную машинку, ни тебе переписки под ту же копирку. Удобно? Да, но только для этого не нужен Access, сойдут Word и Excel. В Access внесенные вами данные единожды используются многократно! Те же УНН и ОКПО этого клиента и его правильное и полное имя (о таком использовании позже). Форма (ее тоже надо создать, как вы понимаете), которую вы заполняете, связана с созданной вами таблицей. Данные, заносимые в форму автоматически, вносятся в таблицу. Представьте ту бумажную форму счета с вырезанными в ней местами заполнения. Получится этакий трафарет, такой трафарет как у Шерлока Холмса для расшифровки писем. Наложите эту дырявую форму счета на белый лист бумаги, впишите в дырки данные. Уберите форму и уведите почти не понятные данные. Сделайте так еще с 5-ю чистыми листами бумаги. Подколите эти листы в папку и поставьте на полку. Если вы завтра захотите прочитать информацию в папке вам понадобиться на лист с полупонятными данными наложить вашу дырявую бумажную форму счет-фактуры. Так оно и в компьютере. Только форма вами создана нажатием кнопки "Создать", предварительно нажав закладку "Форма". Белый лист бумаги это новая пустая строка в таблице, ранее созданной (запись создается автоматически при попытке внести в нее данные). Листики в папке это ваши накопленные (заполненные) строки в таблице. А просмотр данных на листе через дырявую бумажную форму аналогичен наложению компьютерной формы на строку в таблице. Как вы понимаете, строки можно удалить, равно как листики в папке отправить в мусорку.
Раз вы можете делать много дырявых форм, значит, вы можете столько же папок с заполненными, при их помощи поставить на полку. Тоже и в базе данных. Вы можете сделать несколько таблиц и несколько форм для их заполнения, просмотра и редактирования. Замечу, что к одной и той же таблице в базе данных вы можете сделать несколько "дырявых" компьютерных форм, а одну и туже форму вы можете использовать для разных таблиц (далее будет понятно зачем).
Это мы говорили о форме привязанной к таблице. А если в таблице 10.000 строк (записей на языке баз данных)? Правильно, организовать к таблице запрос (нажав кнопку "Создать" предварительно открыв закладку "Запрос"). А вашу симпатичную форму отвяжем от таблиц и привяжем к запросу. Для формы запрос та же таблица, а то, что она короче из-за ваших вопросиков ваши же проблемы... Это шутка, для расслабления.
Может, вам уже не нужна книжка по базам данных и мои дальнейшие объяснения? Ладно, расскажу еще чего-нибудь интересное по выполняемым компьютером за вас функциям и до жути простое в разработке.
Откройте закладку "Таблицы" и дважды кликните мышкой на таблице "Счета". Вы же так назвали свою первую таблицу? Ничего не напоминает? А реестр регистрации выписанных счетов, который вы заполняете от руки?
Ну вот реестр готов, а вы к нему еще и не приступали.
Закладки "Отчет" и "Макрос" пока трогать не будем. Отчет это тоже что и форма, столько "отчет" специализируется на работу с принтером и имеет несколько дополнительных возможностей отсутствующих в "форме". Макросы это небольшие (или большие когда научитесь) программки имитирующие за вас кликанье мышкой в разных местах. Но это так, по минимуму. Потом когда будете совершенствовать вашу программу (а этому нет предела) сложные макросы позволят реализовывать очень оригинальное, красивое и удобное общение пользователя с компьютером и компьютера с пользователем (интерфейс, короче, дружественный).
Прочитав эти немногочисленные тонкости работы в Access, вы можете с гордостью ответить на вопрос обывателя: "да, я знаком с системой управления базами данных Microsoft Access". Повторив описанные шаги на компьютере, можете смело заменить в ответе "знаком" на "знаю".
Автоматизация работы дело рук самого утопающего, то есть вас и никого более. Смелее беритесь за мышку компьютера, она не кусается. И программы не те, что были лет 9 назад. Работая в Access, вы уже программируете, просто пользуетесь плодами разработчиков, языком объектно-ориентированного программирования. Вы перетягиваете из одного места в другое нечто, а программа за вас пишет программу, сама себя. Это явно вы увидите при создании запроса и создании (рисовании) формы.
Затем, когда вы будете перевязывать форму от таблицы к запросу, увидите, что программе надо иногда помогать. Затем, совершенствуя форму, вы обнаружите наличие несложного языка Access Basic (такой же Basic очень широко используется в программировании в других приложениях (программах) Windows, вам потом и они покажутся семечками). Вы его обнаружите при изучении свойств различных объектов типа "Кнопка" и т.п. Просто на той же "дырявой" компьютерной форме вы нарисовали кнопку, скажем, с названием "Печать счета". Нажали мышкой на кнопку – наступило "событие нажата кнопка". Рисуя в форме эту кнопку, опишите, что должно произойти после ее нажатие (вы ж не за зря кнопку рисовали, а для удобства вашего или других сотрудников пока в использовании компьютеров совсем ничего не понимающих). Заставить программу отпечатать счет после нажатия кнопки – 3-4 строчки программы. И так далее по мере надобности вы все о программировании узнаете.
А когда вам не будет хватать предоставленных разработчиками удобных средств построения запросов. Можете и сами написать. В режиме создания запроса в меню "Вид" опция "Режим SQL" вы увидите запрос в натуре. Не пугайтесь, это он просто так неожиданно выглядит, в одну длинную строку. В языке SQL-запросов всего около 30 операторов! Изучайте (клавиша F1 или соответствующая книжка). И у вас в активе появится "я знаю язык SQL". Да, да, вы уже близки к знаниям в области SQL-запросов к глобальным базам данных лежащих на другом континенте.
Мы рассмотрели только первый шаг, второй шаг за вами. Попробуйте самостоятельно реализовать: "По счетам идет контроль оплаты и ее регистрация, регистрация рекламы в номер газеты, контроль выхода рекламы".
Чуть что жмите клавишу F1 (Help), там все по-русски написано. Можете книжку у вашего программиста по Access попросить, она у него должна быть. На его язвительный вопрос "в гору идешь?", можно столь же язвительно "тебя подсиживаю". Утрите ему нос.
Замечу только, что кроме документов в этой же базе данных можно организовать и клиентскую базу, вести архив переговоров, хранить (для многократного использования) данные по юридическому адресу, кодам УНН и ОКПО, телефону и факсу и т.д. Данные по выписанным счетам объедините с данными поступлений на расчетный счет, и получится система контроля оплаты, мониторинга доходов и прогноза будущих поступлений. Фактически все, что вы можете себе представить.
К примеру, мне удалось реализовать такие оригинальные и достаточно сложные функции как автоматическая самообучающаяся система выписки (и почти отправки) счет-фактур клиентам по рекламе Classified со 100% заполнением данных и реквизитов (то что раньше девушка делала в течение 2 недель делается за 5-10 минут компьютером, даже факсимиле печати и подписи ставится) с одновременным "пристегиванием" письма напоминания по временно неоплаченным счетам с их указанием. Программа также включала автоматическое интеллектуальное распределение пришедшей оплаты (банковская выписка) по ранее выставленным документам к оплате (ранее занимало уйму времени бухгалтера и сотрудников) с автоматическим предупреждением задержки оплаты, или автоматическое 90%-е заполнение данных и реквизитов на счет-фактуре с тем же письмом по напоминанию оплаты и выдачей на экран оператора кредитной истории для моментальной работы с клиентом по оплате.
Глава 2 "Организация активной рекламной службы" (начало на стр. 44) достаточно подробно описывает работу в рекламной службе, включая систематизацию технической работы, в том числе и с целью облегчить вам работу по самостоятельной автоматизации, если вы решите ей заняться. Дерзайте, у вас все получится.